مجله تفریحی سرگرمی دلفان

امروزه، روش‌های ارتباطی متعددی برای تماس یا صحبت با همکاران و اطرافیان وجود دارد و انتخاب روش ارتباطی، وابستگی زیادی به موقعیت دارد.

به‌لطف ظهور و گسترش فناوری، روش‌های ارتباطی بی‌شماری برای صحبت‌کردن با همکاران یا دوستان و آشنایان دراختیار ما قرار دارد. ازطرفی، گزینه‌های متعدد، ما را با چالش انتخاب بهترین روش روبه‌رو می‌کند. به‌عنوان مثال فرض کنید در زمان نیاز به تماس، به مخاطب ایمیل ارسال کنید و درنتیجه فرایند مکالمه، بدون دلیل خاصی طولانی شود. در نمونه‌ای دیگر، به مدیر جدید خود پیامک ارسال می‌کنید درصورتی‌که باید با ایمیل، حرفه‌ای‌بودن خود را نشان می‌دادید.

انتخاب گزینه‌های اشتباه تماسی، برای همه‌ی افراد چالشی مرسوم است. بسیاری اوقات، همین انتخاب اشتباه منجر به پایان روابط می‌شوند و شاید عواقب جبران‌ناپذیری برای مسیر شغلی داشته باشند. دراین‌میان، ارتباطات کاری اهمیت بیشتری دارند و انتخاب روش مناسب، حیاتی خواهد بود. در ادامه‌ی این مطلب اینفو به بررسی روش‌های ارتباطی مرسوم و شرایط استفاده یا عدم استفاده از هریک از آن‌ها می‌پردازیم.

۱- ارتباط رودررو

ارتباط مستثیم و رودررو هنوز بهترین روش ارتباطی محسوب می‌شود. فراموش نکنید که سایر روش‌ها همگی تلاش می‌کنند تا ظاهری شبیه به این ارتباط ایجاد کنند. درنتیجه بهتر است در همه‌ی موقعیت‌ها، ابتدا به‌دنبال ارتباط رودررو باشید.

درباره‌ی موقعیت استفاده از روش ارتباطی رودررو باید نکاتی را مدنظر داشت. به‌عنوان مثال با اینکه مراسم عمومی، فرصت‌های خوبی برای صحبت کردن با دیگران است، نمی‌تواند آن‌ را زمان مناسبی برای مکالمه‌ی رودررو با مدیر مستقیم یا هر فرد دیگر دانست. به‌جای چنین موقعیت‌هایی، به‌دنبال مکالمه‌های مستقیم دونفره در فضاهایی همچون دفتر کار، کافی‌شاپ یا حتی پارکینگ محل کار باشید.

فرصت‌های کوتاه و پیشنهاد جلسه‌های سریع به مدیران، می‌تواند گزینه‌ی جالب‌توجهی باشد. البته پیش از آنکه بدون اطلاع قبلی به دفتر مدیر مراجعه کنید، آشنایی کلی از رفتارها و اصول شخصی او در ارتباطات پیدا کنید. درنهایت چنین جلسه‌هایی می‌توانند نتایج قابل‌توجهی داشته باشند. تنها به یاد داشته باشید که در یک جلسه‌ی بدون برنامه، همه‌چیز باید سریع اتفاق بیافتد و شاید تنها ۳۰ ثانیه برای ارائه‌ی ایده‌ی خود فرصت داشته باشید. درنتیجه باید از قبل همه‌ی صحبت‌ها و ایده‌ها را آماده کنید.

۲- ایمیل

در دنیای کنونی، ارسال ایمیل یکی از پروتکل‌های استاندارد ارتباطی محسوب می‌شود. البته برای استفاده‌ی بهینه از این ابزار الکترونیکی، باید ابتدا مهارت‌های خود را توسعه دهید. نقطه‌ی قوت ایمیل، قابلیت پیاده‌سازی انواع ایده‌ها با جزئیات بالا است. در یک ایمیل می‌توانید هر پیامی را با هر سطح از جزئیات شرح دهید. انواع موضوعات از ارائه‌ی ایده، درخواست، تشکر و حتی ارسال دستورالعمل، به‌راحتی ازطریق ایمیل قابل انجام هستند.

چالش اصلی در ایمیل‌ها، ساختاردهی و روش نوشتن آن‌ها است. اگر ایمیل شما ساختار و نظم مناسب را نداشته باشد، هیچ‌کس تمایلی به خواندن آن نشان نمی‌دهد. برای اثرگذاری بیشتر، می‌توانید ایمیل‌ها را به‌صورتی دوستانه‌تر ارسال کنید. به‌عنوان مثالی از ساختارهای مفید در ایمیل‌ها نیز می‌توان به کوتاه‌کردن جمله‌ها اشاره کرد. قرار نیست که در ایمیل خود مقاله بنویسید، درنتیجه باید با عبارت‌های کوتاه و مفید، منظور خود را به بهترین نحو منتقل کنید.

۳- پیامک

پیام‌های متنی امروزه به روش‌های مرسومی در دنیای کسب‌وکار تبدیل شده‌اند؛ البته استفاده از آن‌ها نیاز به مهارت بالایی در کنترل زبان و لحن دارد. در بهترین حالت، پیامک را می‌توان روشی آسان و دوستانه برای برقراری ارتباط دانست. در انواع موقعیت‌ها نیز می‌توان از پیامک استفاده کرد. به‌عنوان مثال می‌توانید متنی دوستانه و به نشانه‌ی قدردانی به دوستی ارسال کنید یا حتی دلیل تأخیر احتمالی برای جلسه‌ی پیش‌رو را به مدیر اطلاع دهید. چنین پیام‌هایی، علائم سریعی هستند که مسئولیت‌پذیری را نشان می‌دهند.

پیامک روشی سریع برای نشان دادن مسئولیت‌پذیری است

علاوه‌بر پیام‌رسانی سریع، می‌توان از پیامک برای ارتباط با مشتریان نیز بهره برد. فراموش نکنید که منظور از پیامک، اپلیکیشن‌های پیام‌رسان نیز هستند. مطالعات نشان می‌دهد که اکثر مشتریان ارتباط مناسبی با بازاریاب‌هایی برقرار می‌کنند که از پیامک برای ارتباط استفاده کرده‌اند. به‌علاوه بسیاری از آن‌ها این نوع از ارتباط را بهتر و صمیمانه‌تر از ایمیل می‌دانند. حتی برخی مطالعات نشان می‌دهد که مشتری‌های پیامکی، نرخ تبدیل بالاتری برای خرید محصولات دارند.

پیامک با تمامی نقاط قوتی که ارائه می‌کند، ضعف‌هایی هم دارد. مثال‌های متعددی از افرادی وجود دارد که پیامک‌ها را به مقاصد اشتباه ارسال کرده‌اند و مسیر زندگی شغلی و شخصی خود را نابود کرده‌اند. فرض کنید پیامکی را به اشتباه به‌جای دوست خود به مدیرتان ارسال کنید، آیا آینده‌ی روشنی را انتظار خواهید داشت؟ درنتیجه پیش از ارسال هر پیامک، چند بار متن و مقصد آن را بررسی کنید. درواقع اجازه ندهید که سریع بودن این روش، منجر به بی‌دقتی در ارتباط شود.

۴- تماس تلفنی یا پیام صوتی

تماس تلفنی بسته به موقعیت می‌تواند راهگشا باشد. اگر ارتباط نزدیکی با مخاطب دارید، می‌توانید با او تماس تلفنی شخصی داشته باشید. درمقابل اگر شناخت کافی نسبت به فرد مورد نظر ندارید، تماس با شماره‌ی شخصی انتخاب جالبی نخواهد بود. به‌عنوان مثال تماس با مدیر یا معاون یک شرکت برای مصاحبه‌ی استخدامی، انتخاب مناسبی نیست.

با افزایش استفاده از اپلیکیشن‌های پیام‌رسان، پیام‌های صوتی هم با استقبال مناسبی روبه‌رو شده‌اند. در انتخاب این روش‌ها هم باید با دقت عمل کنید و موقعیت و آشنایی مخاطب را در نظر بگیرید. به‌عنوان مثال مدیر سازمان زمان کافی برای گوش‌دادن به پیام‌های صوتی ندارد و به احتمال زیاد برداشت مناسبی هم از شخصیت شما نخواهد داشت.

ارتباطات به‌عنوان پایه‌ی مهمی از جوامع شناخته می‌شود. وقتی ارتباط در میان اعضای گروه‌ها از بین برود، نمی‌توان به آینده‌ی آن‌ها امیدوار بود. درنهایت انتخاب مناسب روش‌های ارتباطی به حفظ یکپارچگی گروه و جامعه کمک می‌کند و به‌همین ترتیب، انتخاب غلط می‌تواند روابط را وارد مراحل نگران‌کننده‌ای بکند.

برقراری ارتباط مؤثر با همکارها و ذی‌نفعان سازمان به حل بهتر مشکلات، رسیدن به توافق و موفقیت در مذاکره‌ها کمک می‌کند.

ارتباط مؤثر با سرمایه‌گذارها، همکارها، کارمندان، نماینده‌ها و مشتریان، معیار تعیین‌کننده‌ای در موفقیت رهبران استارتاپ است. ساموئل دینار و لاورنس ساسکایند، مؤلفان مقاله‌ی مذاکره در کارآفرینی: درک و مدیریت روابط تعیین‌کننده در موفقیت کارآفرین، به هشت خطای متداول در مذاکره‌ها اشاره می‌کنند.

کارآفرینان نوپا برای رسیدن به موفقیت، باید همان اندازه که به بایدها اهمیت می‌دهند به نبایدها هم اهمیت بدهند. براساس آمار، هرچقدر سن کارآفرین هنگام راه‌اندازی یک کسب‌وکار بالاتر باشد، احتمال موفقیت او هم بالاتر خواهد رفت.

براساس مقاله‌ی کلوگ اینسایت که به بررسی فهرست ۲.۷ میلیونی بنیان‌گذاران شرکت‌ها پرداخته است (بعضی از شرکت‌هایی که یک کارمند دارند هم در این بررسی درنظر گرفته شده‌اند)، میانگین سنی موفق‌ترین کارآفرین‌ها، حتی در حوزه‌ی فناوری هم به ۴۵ سال می‌رسد. به نقل از بنجامین جونز، استاد استراتژی دانشکده‌ی کلوگ:

کارآفرینان جوان‌تر درک بهتری از فناوری دارند و بهتر می‌توانند تقاضای مشتری را برآورده کنند؛ اما از طرفی، تجربه‌ی بیشتر هم نتایج بهتری را به‌دنبال دارد.

به‌طورکلی تجربه‌ی افراد مسن‌تر در مسائلی مثل توسعه‌ی کسب‌وکار، رهبری و حل مسئله بیشتر است. با اینکه کارآفرینان مسن‌تر، در مورد گرایش‌های مصرف‌کننده به‌ویژه عادت‌های نسل جوان اطلاعات کمتری دارند اما باز هم تجربه‌ی آن‌ها در زمینه‌ی فرصت‌های کسب‌وکار بیشتر است.

بااین‌حال به‌عنوان کارآفرین جوان باز هم می‌توانید مشکلات را شکست دهید و نبود تجربه به‌معنی عقب‌نشینی نیست. ساموئل دینار و لاورنس ساسکایند، مؤلفان مقاله‌ی مذاکره‌ی کارآفرینی، در این مقاله یک مجموعه مهارت برای کارآفرینان تعریف می‌کنند.

دینار بنیان‌گذار و رئیس Meedance، مشاور و عضو هیئت‌مدیره، سرمایه‌گذار و همین‌طور مشاور برنامه‌ی مذاکره‌ی دانشکده‌ی حقوق هاروارد و مؤسسه‌ی گفتگوی هاروارد است. ساسکایند هم استاد برنامه‌ریزی شهری دانشگاه MIT و سرپرست علوم مشارکتی MIT است.

این دو مؤلف، به معرفی هشت خطا پرداخته و نشان می‌دهند این خطاها چگونه می‌توانند تلاش‌هایی مثل ایده‌های خوب، رسیدن به توافق، استخدام مدیران مناسب، دسترسی به شرکا و عقد معامله‌ها را به خطر بیندازند.

البته نباید ناامید بشوید. این خطاها متداول‌ترین‌ خطاها در میان بنیان‌گذاران، کارآفرینان و نسل جدید توسعه‌دهندگان هستند و مسائلی مثل احساسات، عدم قطعیت، پیچیدگی و روابط در آن‌ها دخالت دارند.

خطای ۱ و راه‌حل: کارآفرینان خودمحور هستند

ازآنجاکه کارآفرینان هنگام توسعه‌ی کسب‌وکار به‌شدت متمرکز بر منافع خود هستند، اغلب نسبت به شناخت نیازها و اولویت‌های همکاران و روابط خود عاجز هستند. دیدگاه کورکورانه نسبت به منافع شخصی و امیال، مانع از تشخیص سرنخ‌های پیشرفت و رسیدن به خروجی‌های بهتر می‌شود. بهترین روش برای تعادل بین خواسته‌های خود و دیگران، توسعه‌ی فرهنگ شرکت بر مبنای تعادل است.

دینار و ساسکایند، شفاف‌سازی منافع اشخاص و کارمندان سازمان را به کارآفرینان توصیه می‌کنند. تهیه‌ی نقشه‌ی خواسته‌ها و نیازها مبنایی برای دادوستدها و ایجاد ارزش هستند. به فرصت‌های منافع مشترک فکر کنید. در قدم بعدی از این تعادل به‌عنوان ابزار مذاکره استفاده کنید.

خطای ۲ و راه‌حل: کارآفرینان به‌شدت خوش‌بین هستند و اعتمادبه‌نفس بالایی دارند

اغلب کارآفرین‌ها اعتمادبه‌نفس بسیار بالایی دارند. آن‌ها به‌شدت معتقدند درنهایت موفق خواهند شد (باوجود آمار موجود در مورد نرخ شکست‌ کسب‌وکار). به‌دلیل همین اعتمادبه‌نفس بیش‌ازحد، بسیاری از آن‌ها در تشخیص شرایط مناسب قراردادها دچار مشکل می‌شوند. همیشه باید بدترین شرایط و جزئیات را درنظر بگیرید، حتی اگر این احتیاط مسیر رسیدن به نتیجه و قرارداد را طولانی کند؛ اما درنهایت به سود خود کار خواهید کرد.

به عقیده‌ی دینار و ساسکایند، آماده‌سازی یکی از نکات کلیدی مذاکره‌ی موفق است. آماده‌سازی مناسب در پیشگیری از خطا به شما کمک می‌کند. آماده‌سازی به‌معنی تمرکز بر منافع، فرصت‌ها، ریسک‌ها، موانع و اقدامات بالقوه است. پیشگیری هم نیازمند تکرار و تمرین برای آمادگی فیزیکی و ذهنی و تبدیل تئوری به عمل است. همیشه از فهرست یادآور استفاده کنید.

خطای ۳ و راه‌حل: کارآفرین‌ها نیاز به برنده شدن دارند

برنده شدن، هدف اصلی بسیاری از کارآفرین‌ها است. آن‌ها در مورد برتری شرکا و تبدیل‌شدن مذاکره‌ به روابط یک‌طرفه، نگران هستند و ارزش معامله‌های آینده را نادیده می‌گیرند. همیشه نگاهی روبه‌جلو داشته باشید و برای سناریوهای دورتر برنامه‌ریزی کنید. تصمیم‌ها اغلب منجر به سوابق پایدار می‌شوند؛ بنابراین قبل از اتخاذ تصمیم‌های مهم، به پیامدهای طولانی‌مدت فکر کنید.

خطای ۴ و راه‌حل: کارآفرین‌ها به‌دنبال راه‌حل‌های سریع می‌روند

کارآفرین‌ها سعی می‌کنند تحت‌فشار تمام کارها را به خوبی انجام دهند. آن‌ها حس می‌کنند باید به سرعت تصمیم‌گیری کنند و در کار خود پیش بروند. آن‌ها به‌جای بررسی گزینه‌های بیشتر و مزایای دیگر، به‌دنبال راه‌حل‌ سریع می‌روند. سریع‌ترین راه‌حل همیشه بهترین نتیجه را نخواهد داشت. حتی اگر زمان رو به پایان است از تصمیم‌گیری صحیح خود مطمئن شوید.

خطای ۵ و راه‌حل: کارآفرینان به‌تنهایی کار می‌کنند

درصورتی‌که روحیه‌ی مستقل کارآفرین‌ها غالب شود، به‌جای م با ذی‌نفعان و مشاورها به‌تنهایی با شرایط روبه‌رو می‌شوند، دیدگاه‌های غیرمنطقی را اتخاذ می‌کنند و گاهی اوقات احساسی وارد عمل می‌شوند؛ و متوجه نیستند که مذاکره فرآیندی سازمانی است نه فردی. اما باید سعی کنند از اشتباهات به سود خود استفاده کنند و با تیم خود م کنند.

خطای ۷ وراه‌حل: پافشاری بیش‌ازحد

بسیاری از کارآفرین‌ها دیدگاه تونلی دارند. برای مثال تنها بر سر قیمت مذاکره می‌کنند. درنتیجه موقعیت تهاجمی و تک‌بعدی پیدا می‌کنند و معیارهای ارزش‌زای دیگر را فراموش می‌کنند. دیمار و ساسکایند، اتخاذ دیدگاه‌های متعدد از جمله همراهی با یکی از اعضای تیم در جلسه را توصیه می‌کنند. عضوی که بتواند بین جلسات و هنگام استراحت به آن‌ها مشاوره بدهد. در دنیای امروزی می‌توانید در طول جلسه به اعضای تیم خود پیام بدهید و از توافق با آن‌ها مطمئن شوید یا از دیدگاه‌های متفاوت آن‌ها استفاده کنید.

خطای ۷ و راه‌‌حل: کارآفرینان به‌شدت به شهود مستقیم وابسته هستند

در صورتی که مذاکره طبق برنامه‌ریزی پیش نرود، بسیاری از کارآفرین‌ها به شهود خود تکیه می‌کنند؛ اما وقتی به شهود خود اعتماد می‌کند، آن را در عمل منعکس نمی‌کنند؛ بنابراین در صورت اشتباه، دیگران را سرزنش می‌کنند. بدتر از هرچیز به‌دلیل عدم استفاده از تجربیات، ممکن است در آینده هم اشتباهات خود را تکرار کنند. کارآفرین‌ها باید سعی کنند از شکاف‌ها و خطاها به‌عنوان فرصتی برای یادگیری استفاده کنند.

خطای ۸ و راه‌حل: کارآفرین‌ها احساسات خود را انکار می‌کنند

اغلب کارآفرین‌ها درکی قوی از عدالت دارند؛ اما گاهی اوقات، اسیر خطاهای احساسی یا انحراف‌های شناختی می‌شوند. این مسئله برای کارآفرین‌هایی که ارتباط احساس (و خودآگاه) را در مذاکره نادیده می‌گیرند، مشکل‌ساز خواهد شد. گاهی کارآفرین‌ها به بهانه‌ی کسب‌وکار، بیش‌ازاندازه از قدرت‌ و اختیارت رسمی خود استفاده می‌کنند و قادر به کنترل احساسات خود نیستند. درک و مدیریت روابط کسب‌وکار به شما در شناخت موفقیت کارآفرینانه کمک خواهد کرد.

انسان‌های امروزی اغلب چیزهایی که می‌شنوند، به‌سرعت فراموش می‌کنند. چگونه می‌توانید مطمئن شوید مخاطبان به ایده‌ها و افکار مهم شما توجه دارند؟

هرروز زمان زیادی مشغول شنیدن هستیم. درواقع، ۵۵ درصد از روز ما صرف شنیدن می‌شود و بین ۲۰ هزار تا ۳۰ هزار کلمه را می‌شنویم. جریان گفتن و شنیدن به‌همین سادگی نیست. مخاطبان فقط یک‌پنجم از حرف‌های ما را به ذهن می‌سپارند. بیشتر حرفی که می‌زنیم، از یک گوش آن‌ها وارد و از گوش دیگر خارج می‌شود. شاید مردم به ما نگاه کنند و حرف‌هایمان را بشنوند؛ اما واقعا به‌گفته‌هایمان گوش نمی‌دهند و آن‌ها را خیلی زود فراموش می‌کنند.

راز مجذوب نگه‌داشتن دیگران و موفقیت در بیان مؤثر ایده‌ها، این است که مردم را به تعامل وادار کنید؛ یعنی آن‌ها را درگیر سخنرانی یا صحبت‌های خود کنید. درادامه، پنج نکته‌ی مهم را برای این هدف به شما یادآوری می‌کنیم.

۱. مخاطب‌محور باشید

اگر به مردم نشان دهید به حرف آن‌ها گوش‌ داده‌اید، آن‌ها نیز به شما گوش می‌دهند؛ پس، باید شواهدی مبنی‌بر این امر بیاورید. برخی از سخنرانان برای اینکه توجه خود را به حرف‌های قبلی مخاطبان ثابت کنند، افکار خود را با چنین جملاتی آغاز می‌کنند: «همان‌طورکه امی گفت…» یا «اگر حرف‌های مار را جمع‌بندی کنیم…». گرچه این راهکار مخاطب را درگیر می‌کند، متأسفانه باعث می‌شود ایده و افکار شما دنباله‌رو ایده‌ی دیگران به‌نظر برسد.

باوجوداین، می‌توانید به کمک روشی مؤثرتر به مخاطبان نشان دهید به سخنان آنان گوش‌ داده‌اید. بهتر است صحبت‌های خود را با چیزی فراتر از صحبت اشخاص قبلی آغاز کنید؛ مثلا اگر می‌خواهید ایده‌ی خود را معرفی کنید، می‌توانید بگویید: «من با حرف آقای …درباره‌ی پیشرفت پروژه موافقم و برنامه‌ای برای انجام این کار دارم» یا «من در بخشی از تحقیقاتم، نظر تک‌تک شما را به‌صورت جداگانه جویا شدم و همه‌ی پیشنهاد‌هایتان را به برنامه‌ی بزرگ‌تر خودم اضافه کردم». بدین‌ترتیب، به مخاطبان اعتبار می‌دهید؛ اما درعین‌حال، مسئولیت و اعتبار ایده‌ی خود را نیز حفظ می‌کنید.

۲. پیام روشنی داشته باشید

اگر پیام مهم و واضحی داشته باشید که برای مخاطبان درک‌کردنی باشد، آن‌ها به‌احتمال بیشتری به حرف شما گوش می‌دهند. برای اطمینان از اینکه مخاطبان واقعا حرف شما را شنیده‌اند، می‌توانید از چنین واژه‌ها و اصطلاحاتی استفاده کنید: «از دید من…» و «پیام اصلی من این است که…» و « من معتقدم که…». همچنین، می‌توانید به‌سادگی بگویید: « نکته‌ی مهمی که می‌خواهم بگویم…».

شما پیام اصلی را تقریبا در اوایل اظهارات خود بیان می‌کنید و بعدا در زمان نتیجه‌گیری یا جمع‌بندی دوباره به‌سراغ آن می‌روید. درواقع، می‌توانید پیام اصلی را به‌شیوه‌ای به‌پایان ببرید که گویا مخاطبان از اظهارات شما حمایت کرده‌اند؛ مثلا «به‌همین‌دلیل مطمئنم که استراتژی فوق‌العاده‌ای برای ساخت پایه‌ی مشتریان داریم».

۳. موضوعات یا نکات صحبت خود را بشمارید

«شمارش نکات» راه دیگری است که به مخاطبان کمک می‌کند به حرف شما گوش دهند. زمانی‌که کسی در سخنان خود می‌گوید :«اول اینکه…، دوم اینکه…» ما به حرف او بهتر توجه می‌کنیم؛ زیرا این واژه‌ها، به ایده‌ی سخنران نظم و وضوح می‌دهد. بنابراین، نکات مهم مطلب خود را به‌ترتیب بشمارید. به‌عبارت‌دیگر، محتوای خود را با مجموعه‌ای از نکات مشخص سازمان‌دهی کنید (بین دو تا چهار مورد). «شمارش» باعث می‌شود مخاطبان درمقابل مباحثات هوشیار بمانند و درعین‌حال، مطمئن شوندا برای افکار و ایده‌هایتان ساختاری در نظر گرفته‌اید.

ساده‌ترین برچسب‌های ساختاری عبارت‌اند از: «اول…، دوم…، سوم…» یا «دلیل اول من این است که…، دلیل دوم این است که…» یا «راه اول…، راه دوم…« یا «گام اول…، گام دوم…» و نظیر آن. فرقی نمی‌کند موضوعات اصلی محتوای شما دو یا سه یا چهار مورد است. مهم این است که شما با ساختار واضح، شنوندگان را به صحبت خود مشتاق نگه‌ دارید.

۴. با سرعت آهسته صحبت کنید

شما با کاهش سرعت حرف‌های خود، می‌توانید به گوش‌دادن مخاطبان کمک کنید. هنگامی‌که فی‌البداهه حرف می‌زنیم، غالبا با شتاب بیشتری افکار خود را بیان می‌کنیم. به‌عبارت‌دیگر، سرعت حرف‌زدن ما از سرعت تفکر مخاطبان بیشتر است. حتی گاهی به‌اندازه‌ای سریع صحبت می‌کنیم که خودمان هم نمی‌توانیم افکارمان را جمع کنیم.

یکی از راه‌های آهسته‌کردن سرعت حرف‌زدن، این است که با فراغ‌خاطر صحبت کنید و به هریک از افکار و کلیدواژه‌های خود وزن خاصی بدهید. به‌عنوان‌ مثال، اگر درباره‌ی ت‌های جدید بخش منابع انسانی حرف می‌زنید، روی مزایای اصلی این بخش تأکید بیشتری کنید. به‌علاوه واژه‌هایی که بیانگر ایده و عقیده‌‌تان هستند، با لحن پررنگ‌تری بیان کنید؛ مثلا «من عقیده دارم…» یا «من می‌دانم…» یا «من مطمئن هستم…».

راه دوم آهسته صحبت‌کردن، این است که بین ایده‌های خود مکث کنید. هنگامی‌که ایده‌ای عنوان می‌شود، مخاطبان آن را می‌شنوند؛ اما در زمان وقفه‌ی بعد از اتمام جمله، ایده را تحلیل و درک می‌کنند. اگر بعد از توضیح هریک از افکار خود و قبل از شروع ایده‌ی بعدی کمی مکث کنید، به مخاطبان فرصت می‌دهید واقعا اصل منظور شما را متوجه شوند.

۵. از زبان بدن استفاده کنید

بسته به اینکه ما در طول صحبت‌هایمان چگونه از حرکت دست‌ها و چشم‌ها و چهره‌ی خود استفاده می‌کنیم، مخاطبان نیز با درجات مختلفی به حرف ما گوش می‌دهند. در‌این‌زمینه، چند توصیه برای افراد تازه‌کار داریم:

۱. زمانی‌که با کسی حرف می‌زنید، مستقیما در چشم‌های او نگاه کنید. حتی اگر با تیمی ۱۰ نفره صحبت می‌کنید، سعی کنید با تک‌تک آن‌ها تماس چشمی برقرار کنید. وقتی به یک نفر نگاه می‌کنید، همه‌ی حاضران نگاه خیره‌ی شما را حس می‌کنند و با آنچه بیان‌شده، ارتباط برقرار می‌کنند؛

۲. با چهره‌ی خود نشان دهید آنچه می‌گویید، اهمیت دارد. چهره‌ای پرهیجان و سرزنده نه‌تنها شاهدی بر اهمیت صحبتتان است؛ بلکه انرژی بیشتری به صدای شما می‌بخشد و مخاطبان را در حال‌و‌هوای مباحثات نگه می‌دارد؛

۳. سرتان را بالا نگه‌ دارید و صاف بایستید یا بنشینید. این حالت حاکی از اعتماد شما به ایده‌هایی است که عنوان می‌کنید. به‌تبع، مخاطبان هم کشش بیشتری در سخنانتان حس می‌کنند و با اشتیاق بیشتری به مکالمات گوش می‌دهند.

۴. زمانی‌که می‌خواهید نکات اصلی را بیان کنید، با استفاده از حرکات باز، نظر مخاطبان را جلب کنید. حتی زمانی‌که ژست خاصی نگرفته‌اید، بازوهای خود را نسبتا باز نگه‌ دارید. در‌این‌صورت، نشان می‌دهید درباره‌ی گفته‌هایتان راحت و آرام هستید و حالت تدافعی ندارید.

۵. حرکات و رفتارهایی که نشانگر زبان مثبت بدن هستند، پیام تأثیرگذاری به حضار می‌رسانند؛ مثلا اینکه درمقابل افکارتان مشتاق هستید. درنتیجه، آن‌ها نیز انگیزه می‌گیرند تا به‌طورمشابه، به ایده‌های شما توجه کنند.

در دنیای امروز که همه‌جا عوامل حواس‌پرتی متعددی وجود دارد، گوش‌دادن کار سختی است. باوجوداین، اگر از پنج تکنیک یادشده استفاده کنید، به مخاطبان کمک می‌کنید حرف‌های شما را نه‌تنها با گوش، بلکه با ذهن و قلب خود بشنوند.